Summary

Session 14

Monitoring And Controlling

What is controlling ?

·        Controlling – proses pemantauan , membandingkan, dan memperbaiki kinerja kerja

* The purpose of control

    - Untuk memastikan bahwa kegiatan diselesaikan dengan cara yang mengarah pada pencapaian tujuan organisasi

Why is controlling important ?

·        As the final link in management functions:

- Planning

- Empowering employees

- Protecting the workplace

The control process

·        Control process – proses tiga langkah untuk mengukur kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan

What is organizational performance ?

·        Perfomance – hasil akhir dari suatu kegiatan

* Organizational performance – hasil akumulasi dari semua aktivitas kerja organisasi

Measures of organizational performance

·        Productivity – jumlah barang atau jasa yang dihasilkan dibagi dengan input yang diperlukan untuk menghasilkan output

* Organizational effectiveness – ukuran seberapa tepat sasaran organisasi dan seberapa baik tujuan tersebut dipenuhi

Controlling for employee perfomance

·        Disciplinary actions – tindakan yang diambil oleh seorang manajer untuk menegakkan standar dan peraturan kerja organisasi

* Delivering effective perfomance feedback – manajer perlu memberikan umpan balik kepada karyawan

Tools for measuring organizational perfomance

·        Feed forward control – kontrol yang dilakukan sebelum aktivitas kerja selesai

·        Concurrent control – kontrol yang terjadi saat aktivitas kerja sedang berlangsung

·        Management by walking around – untuk menggambarkan kapan seorang manajer keluar dari area kerja

·        Feedback control – kontrol yang terjadi setelah aktivitas kerja selesai

Finacial controls

·        Traditional controls

- Ratio analysis

  * Liquidity

  * Leverage

  * Activity

  * Profitability

- Budget analysis

  * Quantitave standards

  * Deviations

Information controls

·        Management information system (MIS) – sistem yang digunakan untuk menyediakan manajemen dengan informasi yang dibutuhkan secara teratur

* Data

* Information

The balanced scorecard

·        Balanced scorecard – alat pengukuran kinerja yang memeriksa lebih dari sekadar perspektif keungan

- Measures a company’s performance in four areas :

   * Financial

   * Customer

   * Internal processes

   * People/innovation/growth assets

Benchmarking of best practices

·        Benchmarking – mencari praktik terbaik di antara pesaing atau non pesaing yang mengarah pada kinerja unggul mereka

* Brenchmark – standar keunggulan untuk mengukur dan membandingkan

Contemporary issues in control

·        Adjusting controls for cross-cultural differences and global turmoil

- Teknik kontrol akan berbeda untuk negara berbeda

- Perbedaan dalam pengukuran dan langkah-langkah tindakan korektif dari proses kontrol

- Manajer di negara-negara asing juga perlu

·        Workplace privacy

- Employers can (and do)

  * baca e-mail anda

  * ketuk teleponmu

  * pantau pekerjaan anda dengan komputer

  * simpan dan tinjau file komputer

  * memantau anda di ruangan

  * lacak keberadaan anda di dalam kendaraan

·        Employee theft -  pengambilan properti perusahaan oleh karyawan secara tidak sah untuk penggunaan pribadi mereka

* Workplace violence

·        Controlling customer interactions

* Service profit chain – urutan layana dari karyawan ke pelanggan untuk mendapatkan keuntungan

·        Corporate governance – sistem yang digunakan untuk megatur perusahaan sehingga kepentingan pemilik perusahaan dilindungi

* The role of boards of directors – kelompok, independen dari manajemen, mencari kepentingan pemegang saham yang tidak terlibat dalam manajemen organisasi sehari – hari